Ausgangssituation: Ein gewachsenes Auswahlverfahren digital weiterführen
Der Einreich- und Bewertungsprozess für Kunstprojekte war digital bereits etabliert und funktionierte in seiner Logik zuverlässig. Mehrsprachige Einreichungen, ein zweistufiges Juryverfahren sowie klar definierte Rollen zwischen Einreicher:innen, Jury und Administration prägten den Ablauf.
Die Herausforderung lag nicht in der inhaltlichen Weiterentwicklung des Verfahrens, sondern in der Frage, wie sich dieser gewachsene Prozess in eine technisch stabile und langfristig wartbare Umgebung überführen lässt. Ziel war eine Lösung, die organisatorische Klarheit schafft und auch bei zukünftigen Ausschreibungen tragfähig bleibt.
Gemeinsam mit der Kunsthalle Exnergasse des WUK wurde der bestehende Ablauf analysiert und strukturiert neu aufgesetzt – ohne seine Logik zu verändern.
Umsetzung: Klare Struktur für Einreichung und Juryprozess
Als Grundlage wurde Moodle als digitale Plattform gewählt. Entscheidend war dabei nicht der klassische Einsatz als Lernplattform, sondern die Möglichkeit, Rollen, Phasen und Zuständigkeiten klar voneinander zu trennen und systemseitig abzubilden.
Der Einreichprozess wurde so angelegt, dass Datenerfassung, Fristen und Zuständigkeiten eindeutig definiert sind. Die beiden Bewertungsphasen wurden voneinander getrennt, sodass Juryprozesse digital klar strukturiert und nachvollziehbar bleiben. Gleichzeitig behält die Administration eine zentrale Übersicht über Einreichungen, Bewertungsstände und Fristen.
Besonderes Augenmerk lag auf der Nutzer:innenführung. Die mehrsprachige Struktur wurde beibehalten und durch klare Hinweise ergänzt, sodass alle Beteiligten jederzeit erkennen können, wo sie sich im Online-Auswahlverfahren befinden und welche Schritte als nächstes folgen.
Nachhaltigkeit und Wartbarkeit der Plattform
Die Moodle Plattform wurde bewusst mit möglichst wenigen zusätzlichen Erweiterungen umgesetzt. Statt komplexer Zusatzlösungen stand eine saubere Nutzung der integrierten Funktionen im Vordergrund. Das reduziert technische Abhängigkeiten und sorgt dafür, dass die Plattform auch bei zukünftigen Updates stabil bleibt.
Gleichzeitig ist die Struktur so angelegt, dass kommende Open Calls auf derselben Grundlage durchgeführt werden können.
Die Plattform bildet den Prozess somit nicht nur ab, sondern trägt ihn langfristig.
Ergebnis: Transparente Abläufe und langfristige Nutzbarkeit
Entstanden ist eine digitale Einreichplattform, die ein bewährtes kuratorisches Verfahren klar und nachvollziehbar unterstützt. Zuständigkeiten sind sichtbar, Bewertungsphasen eindeutig getrennt und Abläufe transparent organisiert.
Die Lösung schafft organisatorische Entlastung, erhöht die Übersichtlichkeit und bietet eine stabile Grundlage für zukünftige Ausschreibungen – ohne den Charakter des ursprünglichen Verfahrens zu verändern.
Mit Beginn der ersten Einreichphase wurde die Plattform nun im realen Einsatz überprüft. Rückmeldungen aus Sicht der Einreicher:innen wurden dabei laufend ausgewertet und in der Nachbetreuung bereits berücksichtigt.
In einem nächsten Schritt folgt die Bewertung und Evaluierung durch Juror:innen, deren Feedback in eine zweite Optimierungsphase einfließt.
Nach dem vollständigen Durchlauf des Verfahrens ist zudem eine abschließende Gesamtbewertung vorgesehen, um Verbesserungen für Abläufe zu schaffen und die Plattform langfristig weiterzuentwickeln.